W związku z wejściem w życie Ustawy o warunkach dopuszczalności  powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, z dniem 1 czerwca 2025 r. obowiązywać będą nowe przepisy porządkujące i modyfikujące dotychczasowe procedury związane z zatrudnianiem cudzoziemców.

Cyfryzacja procesów

Z dniem 1 czerwca 2025 r. wchodzą w życie przepisy wprowadzające obowiązek pełnej cyfryzacji procedur.

Oznacza to, że:

• oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi,
• wnioski o wydanie zezwolenia na pracę sezonową,
• wszelkie inne dokumenty z tym związane muszą być składane wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem portalu www.praca.gov.pl.

Uwaga: Dokumenty złożone w formie papierowej będą pozostawiane bez rozpoznania.

Obowiązki informacyjne po wpisie oświadczenia

Po zarejestrowaniu oświadczenia w ewidencji, pracodawca ma obowiązek przekazania informacji do urzędu pracy o:

1. Podjęciu pracy przez cudzoziemca – w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy.
2. Niepodjęciu pracy – w terminie do 14 dni od daty rozpoczęcia pracy określonej w oświadczeniu.
3. Wcześniejszym zakończeniu pracy lub informacji, że praca nie zostanie podjęta w ogóle – niezwłocznie.

Te obowiązki dotyczą również oświadczeń wpisanych przed 1 czerwca 2025 r., o ile informacja nie została wcześniej zgłoszona.

!! Zgłoszenie, że cudzoziemiec nie podjął definitywnie pracy lub zakończył ją przed czasem, skutkuje automatycznym unieważnieniem oświadczenia z mocy prawa.

Obowiązki pracodawcy związane z oświadczeniem

Pracodawca ma obowiązek:

• zapewnienia, aby umowa zawarta z cudzoziemcem była zgodna z treścią oświadczenia,
• przesłania kopii umowy do urzędu pracy przed rozpoczęciem zatrudnienia,
• zapewnienia wynagrodzenia nie niższego niż minimalne wynagrodzenie lub stawka godzinowa,
• podwyższenia wynagrodzenia w przypadku zwiększenia wymiaru czasu pracy lub liczby godzin,
• przekazania cudzoziemcowi kopii oświadczenia,
• zachowania staranności przy składaniu wniosków i oświadczeń,
• udostępnienia na żądanie odpowiednich dokumentów instytucjom kontrolnym (ZUS, KRUS, PIP, SG, KAS itd.).

Kiedy nie trzeba składać nowego oświadczenia?

Nowe oświadczenie nie jest wymagane, jeśli zmiany dotyczą:

• siedziby, nazwy lub formy prawnej pracodawcy,
• przejęcia zakładu pracy przez innego pracodawcę,
• zmiany nazwy stanowiska bez zmiany zakresu obowiązków,
• zwiększenia czasu pracy do pełnego etatu,
• podniesienia wynagrodzenia.

Zaległości a wpis do ewidencji

Nieuregulowane zobowiązania wobec:

• ZUS,
• Urzędu Skarbowego, mogą skutkować odmową wpisu oświadczenia do ewidencji. W przypadku spłaty ratalnej lub niedawno uregulowanych zaległości, należy dołączyć odpowiednią dokumentację (np. porozumienie lub potwierdzenie wpłaty).

Ograniczenia dotyczące dokumentów pobytowych

Od 1 czerwca 2025 r. następują zmiany w zakresie wiz i dokumentów, które nie uprawniają do podjęcia pracy:

• wizy o celach: 01, 02, 11, 14, 20, 23,
• wizy tranzytowe,
• wizy wydane przez inne kraje strefy Schengen.

Obywatele Ukrainy, którzy przebywają w Polsce na podstawie ochrony czasowej (legalny pobyt do 30 września 2025 r.), mogą pracować tylko na podstawie powiadomienia o powierzeniu pracy.

Zmiany w procedurze zezwoleń na pracę sezonową

• Zmniejszona liczba wymaganych załączników – nie trzeba dołączać informacji starosty;
• Zgłoszenie rozpoczęcia pracy sezonowej przez cudzoziemca musi nastąpić w ciągu
  90 dni od daty wskazanej w zaświadczeniu o wpisie wniosku do ewidencji;
• W określonych przypadkach nie trzeba składać nowego wniosku (np. zmiana formy umowy, podniesienie wynagrodzenia, zwiększenie godzin itp.)
• Zezwolenie na pracę sezonową wydaje starosta właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce stałego pobytu polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi
• Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, któremu wydano zezwolenie na pracę przekazuje organowi, który wydał zezwolenie na pracę sezonową, kopię umowy z cudzoziemcem w języku polskim, za pomocą systemu teleinformatycznego przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi, a w przypadku kiedy cudzoziemcowi powierzono pracę na podstawie umowy o pomocy przy zbiorach – w terminie 7 dni
  od dnia powierzenia pracy.

UWAGA!!!

Do 1 lipca 2025 r. - z uwagi na brak rozwiązań technicznych - pracodawcy nie będą mieli obowiązku przekazywania kopii umowy zawartej z cudzoziemcem do organu, który wydał zezwolenie. Nie będą również ponosić negatywnych konsekwencji niewypełnienia obowiązku wynikającego z ustawy.

Zniesienie testu rynku pracy

Od 1 czerwca 2025 r. nie jest już wymagane uzyskanie informacji starosty (tzw. test rynku pracy), z wyjątkiem:

• spraw wszczętych przed 1 czerwca 2025 r.,
• przypadków, gdy do oferty pracy dołączono dokumenty potwierdzające, że informacja starosty jest niezbędna w danej procedurze.

Agencje pracy tymczasowej

Agencje zatrudnienia mogą uzyskać oświadczenia lub zezwolenia na pracę sezonową dla cudzoziemców, jeżeli:

• posiadają wpis do rejestru agencji zatrudnienia uprawniający do zatrudniania cudzoziemców;
• działają od co najmniej 2 lat (nowe agencje);
• złożą wniosek o zmianę wpisu do rejestru w ciągu 3 miesięcy (agencje działające przed 1 czerwca 2025 r.).