Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi jest składane przez podmiot powierzający pracę, w celu wpisu oświadczenia do ewidencji oświadczeń. Oświadczenie wpisane przez Starostę do ewidencji oświadczeń uprawnia cudzoziemca do wykonywania pracy bez obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, jeżeli praca wykonywana jest na warunkach określonych w tym oświadczeniu.

Starosta właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce stałego pobytu podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi, wpisuje oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń, jeżeli:

• cudzoziemiec, któremu zostanie powierzona praca jest obywatelem Republiki Armenii, Republiki Białorusi, Republiki Gruzji, Republiki Mołdawii lub Ukrainy, oraz
• praca cudzoziemca nie jest związana z działalnością sezonową (rozporządzenie ws. podklasy działalności według klasyfikacji PKD, w których wydaje się zezwolenia na pracę sezonową)
• okres pracy wskazany w złożonym oświadczeniu oraz okresy pracy na podstawie oświadczeń wpisanych do ewidencji oświadczeń wynoszą łącznie nie dłużej niż 24 miesiące.

Oświadczenie należy wypełnić oraz wysłać wraz z załącznikami (wskazanymi poniżej) za pośrednictwem portalu: (link do strony praca.gov.pl do wygenerowania oświadczenia).

Wszystkie załączniki dołączone do oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi należy podpisać za pomocą podpisu elektronicznego, profilu zaufanego lub podpisu osobistego.

Dla agencji pracy tymczasowej przewidziano odrębny wzór oświadczenia.

Starosta grójecki dokonuje wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń dla pracodawców:

• podmiotów zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym (wpis w KRS), posiadających siedzibę w powiecie grójeckim;
• osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą zarejestrowanych w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (wpis w CEIDG), posiadających stałe miejsce pobytu na terenie powiatu grójeckiego;
• osób fizycznych nie wykonujących działalności gospodarczej, posiadających stałe miejsce pobytu na terenie powiatu grójeckiego.

Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, składając oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi w celu wpisu do ewidencji oświadczeń, dołącza do oświadczenia:

1. kopię stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy wniosek, zawierających dane osobowe, a w przypadku gdy cudzoziemiec nie posiada ważnego dokumentu podróży i nie ma możliwości jego uzyskania – kopię innego ważnego dokumentu potwierdzającego jego tożsamość podpisaną przez podmiot powierzający pracę lub osobę upoważnioną;  ​​​​​
2. kopię dowodu wpłaty, określającego podmiot powierzający wykonywanie pracy oraz cudzoziemca, którego dotyczy oświadczenie podpisaną przez podmiot powierzający pracę lub osobę upoważnioną;
3. oświadczenie podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi dotyczące okoliczności, o których mowa w art. 13 ust. 1 pkt 1 lit. c-g ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (t. j. Dz.U. 2025 poz. 621) podpisane przez podmiot powierzający wykonywanie pracy; 
4. jeżeli podmiot reprezentowany jest przez pełnomocnika do każdego wniosku należy dołączyć pełnomocnictwo w oryginale

Podmiot zamierzający powierzyć pracę cudzoziemcowi, przed złożeniem oświadczenia, dokonuje wpłaty w wysokości 100,00 zł (Rozporządzenie w sprawie wysokości opłat)

Opłatę można uiścić przez Internet albo w banku na rachunek:

Powiatowy Urząd Pracy w Grójcu
ul. Laskowa 4a
05-600 Grójec
97 9128 0002 2001 0014 1732 0010

Dowód wpłaty winien zawierać następujące dane:

• nazwę podmiotu dokonującego wpłaty (pełna nazwa/imię i nazwisko oraz adres siedziby/miejsca zamieszkania pracodawcy);
• przedmiot/tytuł dokonanej wpłaty (złożenie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi)
• dane cudzoziemca (podanie pełnego imienia i nazwiska cudzoziemca, dla którego składane będzie oświadczenie).
• dowód wpłaty odrębny na danego cudzoziemca.

Złożenie niekompletnego oświadczenia lub bez kompletu załączników będzie skutkowało wezwaniem przez organ prowadzący sprawę do uzupełnienia braków formalnych. Nieuzupełnienie braków formalnych w przewidzianym terminie spowoduje pozostawienie sprawy bez rozpoznania.

Starosta wpisuje oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń lub starosta odmawia w drodze decyzji wpisania oświadczenia do ewidencji oświadczeń w terminie:

• 7 dni roboczych od dnia otrzymania oświadczenia, jeżeli sprawa nie wymaga postępowania wyjaśniającego;
• 30 dni od dnia otrzymania oświadczenia, w sprawach wymagających przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego;

Okres wykonywania pracy przez cudzoziemca nie może przekraczać 24 miesięcy.
Starosta, wpisując oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń, może określić późniejszy dzień rozpoczęcia pracy, niż określony w oświadczeniu, nie wcześniejszy niż dzień następujący po dniu wpisania oświadczenia do ewidencji oświadczeń.
Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, którego oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi zostało wpisane do ewidencji oświadczeń, powiadamia starostę o:

1. podjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia pracy;
2. niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 14 dni od daty rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń.
3. że cudzoziemiec nie podejmie pracy
4. zakończeniu pracy określonym w oświadczeniu

Niedopełnienie obowiązku informowania o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca podlega karze grzywny.

Wpis nowego oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń nie jest wymagany, jeżeli:

1. nastąpiła zmiana siedziby lub miejsca stałego pobytu, nazwy lub formy prawnej podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi lub przejęcie zakładu pracy lub jego części przez innego pracodawcę;
2. nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę;
3. zwiększono wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określone w oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi nie więcej niż do pełnego wymiaru czasu pracy;
4. nastąpiła zmiana nazwy stanowiska pracy bez zmiany zakresu obowiązków cudzoziemca.

Kiedy starosta odmawia wydania oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi?

Starosta odmawia wpisu oświadczenia do ewidencji oświadczeń, jeżeli:

1. wysokość wynagrodzenia cudzoziemca będzie niższa niż:
   • wysokość wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku oraz
   • wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę, o którym mowa w przepisach o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, lub
2. oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi zawiera nieprawdziwe dane osobowe lub fałszywe informacje lub polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi dołączył do tego oświadczenia dokumenty zawierające takie dane, lub
3. gdy podmiot powierzający pracę nie spełnił wymogów proceduralnych albo był karany w związku z powierzeniem pracy cudzoziemcom, tj. dopuścił się przestępstw lub poważnych naruszeń przepisów w zakresie zatrudniania cudzoziemców lub niektórych przepisów Kodeksu Karnego
4. gdy podmiot powierzający pracę nie dopełnia obowiązków związanych z prowadzeniem działalności lub powierzaniem pracy w szczególności, m.in.: nie posiada środków na pokrycie zobowiązań wynikających z powierzenia pracy, nie prowadzi działalności uzasadniającej powierzenie pracy, zalega z odprowadzaniem składek m.in. na ubezpieczenie społeczne, zalega z uiszczeniem podatków

Obowiązki pracodawcy w związku z powierzaniem pracy na podstawie oświadczenia

• Pracodawca ma obowiązek zawarcia umowy pisemnej z cudzoziemcem, a wcześniej przedstawić mu jej tłumaczenie na język zrozumiały dla cudzoziemca zgodnie z warunkami określonymi w oświadczeniu. W umowie podmiot jest zobowiązany uwzględnić warunki zawarte w oświadczeniu;
• Pracodawca ma obowiązek przesłania za pomocą systemu teleinformatycznego (portal praca.gov.pl) kopii umowy zawartej z cudzoziemcem przed złożeniem oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi;
• Pracodawca ma obowiązek przestrzegania wszystkich obowiązków wynikających z powierzania pracy, takich samych jak w przypadku polskich pracowników (np. zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych w ciągu 7 dni, gdy dana umowa podlega ubezpieczeniom, np. umowa o pracę, zlecenia czy agencyjna), a także obowiązków związanych z zatrudnieniem cudzoziemca wynikających z innych przepisów (np. przechowywanie kopii dokumentu pobytowego cudzoziemca).

Podobnie jak do tej pory, samo oświadczenie nie jest wystarczające do legalnej pracy w Polsce – cudzoziemiec musi jeszcze posiadać tytuł pobytowy pozwalający na pracę (np. odpowiednia wiza lub zezwolenie na pobyt czasowy, przebywanie w ruchu bezwizowym do 90 dni w ciągu kolejnych 180 dni).